Zmiana imienia lub nazwiska – procedura, jaką prowadzi urząd stanu cywilnego

Przez kilkanaście lat pracy w adwokaturze nauczyłem się jednego: nasze dane osobowe to coś więcej niż rubryki w dowodzie. To nasza tożsamość. Często jednak spotykam ludzi, dla których ta tożsamość jest ciężarem. Zmiana imienia i nazwiska jest dla nich szansą na nowy rozdział.

Jako prawnik chcę Państwa przeprowadzić przez ten proces. Choć zmiana imienia lub nazwiska to formalnie procedura administracyjna, regulowana przez prawo o aktach stanu cywilnego, w praktyce wymaga ona sporo wyczucia. Decyzja o tym, czy sprawa imienia lub nazwiska będzie dotyczyła, zależy od spełnienia przesłanek formalnych, w tym posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych. Jak więc wygląda ta procedura “od kuchni” i jaką rolę odgrywa tu stanu cywilnego dokumentacja?

Czym jest zmiana imienia lub nazwiska w świetle prawa?

Musimy zacząć od tego, że polskie prawo, a konkretnie ustawa z dnia 17 października 2008 r., stoi na straży stabilności naszych danych. Zmiana imienia lub nazwiska można dokonać tylko wtedy, gdy przemawiają za tym – jak to określa ustawa – wyłącznie ze szczególnie ważnych powodów.

Co to oznacza w praktyce? Z mojego doświadczenia wynika, że zmiana nazwiska lub zmiana imienia najczęściej udaje się, gdy:

1. Obecne dane są ośmieszające lub nielicujące z godnością.

2. Dane zostały w przeszłości bezprawnie zmienione.

3. Wnioskodawca pragnie powrotu do korzeni (wnioskuje o zmianę na nazwisko historyczne).

4. W życiu codziennym faktycznie używamy innego miana.

Zdarzają się też sytuacje dramatyczne, gdzie zmiana imienia i nazwiska wynika z ważnych powodów związanych z zagrożeniem życia lub zdrowia.

Procedura: Jak napisać skuteczny wniosek o zmianę nazwiska?

Kluczem do sukcesu jest pismo skierowane do decydenta. Wniosek dotyczący imienia lub nazwiska jest składany do wybranego kierownika USC. Warto wiedzieć, że wniosek dotyczący nazwiska jest składany osobiście, choć w wyjątkowych sytuacjach można działać przez pełnomocnika.

Formalnie wygląda to tak: wraz z wnioskiem o zmianę imienia lub nazwiska wnioskodawca składa szereg dokumentów. Jeśli chodzi o zmianę nazwiska wnioskodawca składa wniosek zawierający:

• Solidne uzasadnienie.

• Oświadczenie, że w tej samej sprawie nie złożono wcześniej wniosku do innego kierownika USC.

• Oświadczenie, czy decyzja dotycząca imienia lub nazwiska w zakresie stanu cywilnego lub nie została już wcześniej wydana negatywna.

• Wskazanie kierownika urzędu stanu cywilnego, który pierwotnie sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa.

Czynności te można dokonać przed kierownikiem stanu cywilnego albo jego zastępcą. Czasami oświadczenia składa się do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego. Pamiętajmy też o kwestii innego kierownika urzędu stanu cywilnego – systemy są połączone, więc informacja, czy decyzja z zakresu cywilnego lub nie została wydana w innym mieście, jest łatwa do weryfikacji.

Jeśli osoba ubiegająca się o zmianę nie ma polskich aktów, musimy zacząć od podstaw. W takiej sytuacji wnioskodawca składa wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu. Wniosek o transkrypcję zagranicznych dokumentów jest kluczowy, bowiem jeśli wnioskodawca i jego małoletnie dzieci nie posiadają aktów stanu cywilnego sporządzonych w Polsce, droga jest zablokowana.

Zmiana imienia i nazwiska a dzieci – trudne emocje

To delikatny obszar. Co do zasady zmiana nazwiska małoletniego dziecka następuje w wyniku zmiany nazwiska rodziców. Przepis mówi jasno: zmiana nazwiska obojga rodziców rozciąga się na małoletnie dzieci. A co, jeśli zmienia je tylko jeden rodzic? Wtedy zmiana jednego z rodziców rozciąga się na dziecko wyłącznie, gdy drugi z rodziców wyraził na to zgodę, lub gdy zmiana rozciąga się na małoletnie dzieci na mocy orzeczenia sądu.

Często składany jest wniosek przedstawiciela ustawowego dziecka. Jeśli sprawa dotyczy imienia lub nazwiska małoletniego dziecka, a występuje konflikt, w przypadku braku porozumienia między rodzicami, sprawa trafia na wokandę. Gdy brak jest porozumienia między rodzicami dziecka każde z nich może zwrócić się do sądu opiekuńczego. Wnosimy wtedy wniosek do sądu opiekuńczego o wyrażenie zgody.

Warto pamiętać o prawach samego dziecka:

• Jeśli dziecko ukończyło 13 lat, musi ono wyrazić zgodę na zmianę imienia lub nazwiska.

• Zgodę na zmianę nazwiska dziecko wyraża osobiście.

• W sytuacji, gdy dzieci nie posiadają aktów stanu w Polsce, najpierw czeka nas transkrypcję zagranicznych dokumentów stanu cywilnego.

Sąd bada też, czy drugi rodzic wyraża zgodę na zmianę oraz czy zgoda dziecka na zmianę nazwiska jest dobrowolna. Co istotne, zmiana może obejmować małoletnie dzieci i na dzieci, które dopiero się urodzą, jeśli zmieniamy nazwisko rodowe.

Osoby zamieszkałe za granicą – jak załatwić formalności?

Wielu moich klientów żyje na emigracji. Osoby zamieszkałe za granicą mają do dyspozycji pomoc konsularną. Jeśli chodzi o osoby przebywające za granicą wniosek o zmianę można złożyć w konsulacie. Również osoby zamieszkałe za granicą wniosek o zmianę nazwiska mogą złożyć za pośrednictwem konsula RP.

W przypadku ubiegania się o zmianę imienia lub nazwiska, konsul przesyła dokumenty do kraju. Co ważne, osoby zamieszkałe za granicą mogą wyrazić zgodę na zmianę nazwiska dziecka w ten sam sposób. Rodzice przebywający za granicą mogą wyrazić zgodę przed konsulem, bez przyjazdu do Polski.

Często pojawia się kwestia aktów stanu cywilnego sporządzonych na terytorium innego państwa. Jeśli w zagranicznym paszporcie widnieje nazwisko noszone zgodnie z przepisami tamtego kraju, możemy wnioskować o to samo w Polsce, powołując się na dane zgodnie z przepisami prawa państwa obcego. Pamiętajmy jednak, że dotyczy to tylko aktów cywilnego sporządzonych na terytorium rzeczypospolitej po transkrypcji. Jeśli chodzi o osoby przebywające za granicą wniosek o zmianę nazwiska musi być równie dobrze uzasadniony, jak w kraju.

Czy można zmienić samo imię?

Tak, zmiana imienia podlega tym samym regułom. Może chodzić o zmianę imienia lub imion, korektę pisowni, czy zmianę imienia lub imion lub zmianę ich kolejności. Często klienci pytają o zmianę nazwiska lub imienia na bardziej międzynarodowe. Dobrze napisany wniosek o zmianę imienia musi zawierać konkretne argumenty.

Podsumowanie – okiem adwokata

Proces taki jak zmiana imienia i nazwiska wymaga precyzji. Ważny jest każdy detal, od tego czy wniosek osoby ubiegającej się o zmianę jest kompletny, po to, czy zmiana nazwiska następuje z ważnych powodów. Wniosek osoby starającej się o zmianę to fundament.

Jeśli Twoja sytuacja jest skomplikowana – np. obejmuje konflikt o małoletnie dzieci – nie działaj po omacku.